Datenschutzinformationen für das Weiterbildungsportal der Universität zu Lübeck

Datenschutzinformationen für das Weiterbildungsportal der Universität zu Lübeck

Zweck der Verarbeitung

Der Zweck dieser Datenverarbeitung besteht in der Organisation der Weiterbildung an der Universität zu Lübeck. Dies umfasst unter anderem die folgenden Tätigkeiten:

  • Verwaltung von Weiterbildungsangeboten (u.a. Bewerbung, Dokumentation)
  • Verwaltung von Teilnahmen an Weiterbildungsangeboten (u.a. An- Abmeldung, Bescheinigung der Teilnahme)
  • Durchführung von Weiterbildungsangeboten (in Präsenz, Online oder Hybrid), ggf. inklusive Korrespondenz bzw. Kontaktaufnahme durch die zuständigen Referent*innen, ggf. unter Nutzung externer Plattformen (Lern- und Kommunikationsplattformen)
  • Verwaltung und Vergabe von Zertifikaten
  • Korrespondenz zu oben genannten Tätigkeiten

Verarbeitete Daten im Weiterbildungsportal

1. Vertragsdaten

Um an Weiterbildungsangeboten teilnehmen zu können, benötigen Sie ein Benutzerkonto für das Weiterbildungsportal. Bei Registrierung für das Portal, ggf. auch bei der Anmeldung zu Kursen, werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, organisatorische Gruppenzugehörigkeit (wie Einrichtung, Abteilung oder universitäre Statusgruppe). Die Angabe dieser Daten ist erforderlich, um Ihnen die Angebote des Weiterbildungsportals zur Verfügung stellen zu können. Ohne eine solche Angabe können Sie unsere Weiterbildungsangebote nicht nutzen.

Handelt es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung, so werden die zur Abrechnung notwendigen Daten, konkret Rechnungsanschrift und Bandverbindung bei Zahlungseingang verarbeitet.

Andere Angaben basieren auf freiwilliger Basis und werden von uns herangezogen, um die Servicequalität für Sie im Rahmen der Organisation weiter zu verbessern.

2. Nutzungsdaten des Weiterbildungsportals

Bei der Nutzung des Weiterbildungsportals kommt die Software Moodle zum Einsatz, über die folgende Daten erhoben werden:

  • Verbindungsdaten & Logfiles
  • Inhaltsdaten
  • Cookies

Moodle ermöglicht es Ihnen, unter ihrem Namen Beiträge in Kursen, bspw. in Foren, zu veröffentlichen, an Online-Aktivitäten, wie Tests, teilzunehmen oder Dateien im Rahmen des Weiterbildungsangebots zum Abruf bereitzustellen. Je nach Gestaltung dieses Weiterbildungsangebots sind diese Daten auch für Kursteilnehmer*innen, Referent*innen oder weitere Kursverantwortliche einzusehen. Sie können sich jederzeit aus Kursen, an denen Sie teilnehmen, abmelden. Ihre Beiträge bleiben jedoch erhalten und sind auch zu einem späteren Zeitpunkt, wenn Sie nicht mehr als Nutzer/-in aktiv sind, verfügbar bis der zugehörige Kurs gelöscht wird. Die persönlichen Beiträge dürfen ausschließlich im Rahmen der jeweiligen Durchführung des Weiterbildungsangebots verwendet werden, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist und die Datenverarbeitung vor dem Hintergrund des Datensparsamkeitsprinzips in angemessenem Verhältnis zu dem mit ihr verbundenen Zweck steht.

Verbindungsdaten und Logfiles:

  • Verbindungsdaten sind bspw. IP-Adresse, Browsertyp, Datum und Uhrzeit des Zugriffs. Die vorübergehende Speicherung der Verbindungsdaten, insbesondere der IP-Adresse, durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung von Moodle an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen.
  • Die Daten (Verbindungs-/Zugangs- und Typen von Inhaltsdaten) werden ebenfalls in Logfiles gespeichert. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit von Moodle sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung von Moodle und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

Inhaltsdaten:

Wenn Sie im Rahmen der Nutzung der Weiterbildungsplattform Inhalte hinzufügen (etwa Dateien, Links oder Textbeiträge samt Uhrzeit), sind Sie als Teilender dieser Beiträge für andere Teilnehmende der Weiterbildungsplattform erkenntlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das Hochladen und Einstellen von Inhalten ist zum Zweck der Durchführung der Weiterbildung erforderlich.

Verwendung von Cookies:

Moodle verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden und der Benutzerfreundlichkeit dienen. Ruft ein Nutzer Moodle auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht. Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen von Moodle können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird. Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für Moodle deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen von Moodle vollumfänglich genutzt werden.

Rechtsgrundlage

Vertragsdaten:

Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Vertragsdaten im Rahmen unserer Angebote ist die Vertragsanbahnung bzw. -erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Unsere Dienstleistungen beruhen hierbei entweder auf einem entgeltlichen oder unentgeltlichen Vertragsverhältnis.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der anderen, von Ihnen freiwillig eingegebenen Daten, bildet Ihre diesbezügliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Nutzungsdaten:

  •  Verbindungsdaten & Logfiles:
    • Aus den oben beschriebenen Zwecken ergibt sich unser diesbezügliches berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  • Inhaltsdaten:
    • Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
  • Cookies:
    • Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihnen die Weiterbildungsplattform fehlerfrei und sicher zur Verfügung stellen zu können.

Widerrufs- und Widerspruchshinweis:

Sofern wir uns bei der Verarbeitung auf Ihre Einwilligung stützen, kommt Ihnen das jederzeitige Widerrufsrecht ohne Angaben von Gründen zu. Sofern wir uns bei der Verarbeitung auf unsere berechtigten Interessen stützen, kommt Ihnen das Widerspruchsrecht gem. Art. 21 DSGVO zu. In beiden Fällen wenden Sie sich bitte an dsc.service@uni-luebeck.de.

Empfänger

Ihre Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte übermittelt. Sofern es im Rahmen der angebotenen Weiterbildung aus organisatorischen Gründen erforderlich ist, übermitteln wir Ihre Vertragsdaten, ggf. in Auszügen, an Mitveranstaltende, Geschäftspartner*innen und Dienstleistende. Dies geschieht u.a. zum Zweck der Abrechnung oder der Bereitstellung von externen Weiterbildungsangeboten.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich solange gespeichert, wie es für die Zweckerfüllung erforderlich ist.

Vertragsdaten:

Sofern es sich um steuerrechtlich relevante Daten handelt, beträgt die Aufbewahrungsfrist zumindest zehn (10) Jahre (siehe § 147 AO, §§ 238 und 257 HGB). Andere Vertragsdaten werden gemäß Art. II Nr. 4.2.2 AktenO für 5 Jahre aufbewahrt. Weiterführende Aufbewahrungsfristen können sich aus gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen ergeben. Freiwillig angegebene Daten verarbeiten wir bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, spätestens bis zum Löschen Ihres Nutzerprofils.

Nutzungsdaten:

  • Verbindungsdaten & Logfiles
    • Die Verbindungsdaten werden vorübergehend zwischengespeichert und nach 14 Tagen gelöscht.
    • Die Daten in den Logfiles werden spätestens nach einem Jahr gelöscht.
  • Inhaltsdaten
    • Inhaltsdaten bleiben bis zur Löschung des jeweiligen Kurses erhalten.
  • Cookies
    • Cookies sind für maximal 1 Monat gültig.

Erforderlichkeit der Bereitstellung

Vertragsdaten:

  • Die Angaben der Vertragsdaten ist zur Vertragserfüllung erforderlich. Ohne die Bereitstellung können Sie das Weiterbildungsportal nicht nutzen.
  • Die Bereitstellung der sonstigen Daten (Bild, Beschreibung, etc.) erfolgt auf freiwilliger Basis. Hier hat eine Nichtbereitstellung keine negativen Folgen für Sie.

Nutzungsdaten:

  • Verbindungsdaten & Logfiles:
    • Sie sind grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, diese Daten bereitzustellen. Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung von Moodle und die Speicherung der Daten in Logfiles ist allerdings für den Betrieb zwingend erforderlich. Daher können Sie ohne deren Bereitstellung das Weiterbildungsportal nicht nutzen.
  • Inhaltsdaten
    • Sie sind grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, diese Daten bereitzustellen. Die Erfassung solcher Daten kann für die erfolgreiche Teilnahme an Weiterbildungsangeboten erforderlich sein. Daher können Sie ohne deren Bereitstellung nicht alle Angebote im Weiterbildungsportal nutzen.
  • Cookies
    • Sie sind grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, diese Daten bereitzustellen. Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung von Moodle ist allerdings für den Betrieb zwingend erforderlich. Daher können Sie ohne deren Bereitstellung das Weiterbildungsportal nicht nutzen.

Automatisierte Entscheidungsfindung inklusive Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung inklusive Profiling findet nicht statt.

Ihre Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21. DSGVO) zu. Weiters haben Sie das Recht, sich bei unserer Aufsichtsbehörde, dem Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (https://www.datenschutzzentrum.de/meldungen), zu beschweren.

Kontakt

Verantwortlicher

Datenschutzbeauftragter

Universität zu Lübeck
Prof. Dr. med. Gabriele Gillessen-Kaesbach - Präsidentin
Ratzeburger Allee 160
23562 Lübeck
Tel.: +49 451 3101 1000

x-tention Informationstechnologie GmbH
Margot-Becke-Ring 37
69124 Heidelberg
Tel.: +49 451 3101 1903
E-Mail: datenschutz@uni-luebeck.de

 

Verarbeitete Daten in weiterführenden Systemen

Im Rahmen von Weiterbildungsangeboten können weitere Systeme zum Einsatz kommen, auf die vom Weiterbildungsportal aus verwiesen wird. Bitte beachten Sie hierzu die folgenden Informationen:

  • Kursevaluation mit Blubbsoft Zensus
    • es fallen Verbindungsdaten sowie die von Ihnen im Fragebogen angegebenen Antworten an
    • im Portal wird gespeichert, ob Sie einen Kurs evaluiert haben, eine Zuordnung zwischen ihrem Benutzerkonto im Weiterbildungsportal und ihren Antworten im Blubbsoft Zensus wird nicht vorgenommen

Kommen im Rahmen von Weiterbildungsangeboten weitere externe Systeme, bspw. Kommunikations- oder Kollaborationsanwendungen zum Einsatz, werden Sie vorher darüber und über damit verbundene Datenverarbeitung informiert.


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